Недавнее исследование компании Symantec, в котором приняли участие более полутора тысяч компаний из 26 стран, показало, что предприятия неправильно используют процессы резервного копирования, восстановления и архивирования. Около 70% используют программы резервного копирования для удержания данных в силу юридических причин, а четверть из них постоянно хранит все резервные копии. Опрошенные также рассказали, что 45% резервного хранилища составляют только юридически удерживаемые данные, причем около 40% этих данных не относятся к соответствующему юридическому делу. Почти половина изученных предприятий неправильно использует программы резервного копирования и восстановления для архивирования данных: хотя 51% компаний запрещает сотрудникам создавать собственные архивы на локальных компьютерах и общедоступных дисках, 65% признают, что сотрудники все равно регулярно это делают.

Однако отсутствие корректной системы хранения данных и ошибки в управлении информацией чреваты серьезными последствиями как в финансовом, так и в техническом плане. Symantec не рекомендует использовать резервное копирование для архивирования и юридического удержания; предприятиям следует хранить резервные копии в течение нескольких недель (30–60 дней) и затем автоматически удалять или архивировать данные. Резервное копирование должно использоваться для краткосрочных задач и аварийного восстановления. Избавившись от старых резервных копий, компании могут выполнять восстановление быстрее. Symantec советует использовать полнофункциональную систему архивирования для наиболее эффективного обнаружения данных: это снизит время и затраты на оценку юридических рисков, проведение внутренних расследований и реагирование на события обеспечения совместимости. Кроме этого, по мнению экспертов, компании должны применять технологии предотвращения потери данных, чтобы сократить риск потери данных до минимума, продемонстрировать строгое соответствие требованиям и защитить своих клиентов, свою репутацию и интеллектуальную собственность.